Ein Praxisinformations-System evaluieren

Das passende (anstatt das perfekte) PIS

Die Wahl eines PIS ist sehr wichtig, da sowohl deine Arbeitsabläufe wie auch die deiner Mitarbeiter:innen wesentlich davon beeinflusst werden. Wahrscheinlich wirst du mit keinem anderen System in Zukunft so viel arbeiten wie mit deinem PIS. Deshalb ist eine gute Evaluation wichtig und es hilft, wenn man dabei folgende Punkte beachtet:

• Passend statt perfekt:
  Unterschiedliche PIS haben unterschiedliche Stärken und Schwächen. Eine 100%ige Lösung, welche all deine Bedürfnisse komplett abdeckt, wirst du wahrscheinlich nicht finden. Deshalb ist es wichtig, die Entscheidungskriterien zu gewichten und sich bewusstmachen, in welchem Bereich du kompromissbereit bist.
  
  

• Realitätsnah testen:
  Trotz einer fundierten Evaluation kannst du erst im Praxisalltag mit Sicherheit feststellen, wie gut sich das gewählte PIS für dich bewährt. Je näher du bereits in der Entscheidung an diese Realität herankommen kannst, desto höher sind die Chancen, dass sich deine Wahl bewähren wird. Wenn du die Möglichkeit hast, ein PIS vorab einige Stunden oder Tage in einer Demoversion zu testen, kann dies Gewissheit schaffen.
  
  

• Wechsel nur bei wesentlicher Effizienzsteigerung:
  Der Aufwand eines Wechsels von einem PIS zu einem anderen ist enorm hoch. Nicht nur müssen die Daten migriert werden, sondern auch bestehende Praxisprozesse müssen höchstwahrscheinlich überarbeitet werden. Ein Wechsel lohnt sich deshalb meistens nur, wenn dadurch innert kurzer Zeit wesentliche Effizienzgewinne erzielt werden können.
  
  

• Funktionalität vor Kosten:
  Da du wohl kein anderes Informationssystem und Tool im Praxisalltag so intensiv und oft nutzen wirst wie dein PIS, ist es sinnvoll, sich vor allem auf dessen Funktionalität zu fokussieren und Kostenunterschieden nicht zu viel Gewicht bei der Entscheidung einzuräumen.

Evaluation und Einführung eines Praxisinformationssystems in 5 Schritten

1. Vision, Ziele und Erwartungen definieren

Aus einem bestimmten Grund hast du dich dazu entschieden, ein neues Praxisinformationssystem auszuwählen. Formuliere diese Gründe aus und notiere dir, welche Ziele und Erwartungen du an den dir bekannten Systemen geschätzt hast oder was dich genervt hat.

Dieses Zielbild hilft dir in den nächsten Schritten, die relevanten Entscheidungskriterien zu definieren. Zudem wirst du im Entscheidungsprozess immer wieder auf die Liste zurückgreifen können, um sicherzustellen, dass du bei der Wahl auf die wirklich wichtigen Punkte achtest.

2. Entscheidungskriterien zusammenstellen und priorisieren

Nehmen dir Zeit, um Entscheidungskriterien für ein neues PIS zusammenzutragen. Tu dies möglicherweise zuerst alleine und ziehe anschliessend dein Praxisteam bei. Diese Kriterien werden dir dabei helfen, unterschiedliche PIS-Anbieter im nächsten Schritt objektiv vergleichen zu können.

Es lohnt sich, in diesem Schritt typische Fälle und Praxisprozesse konkret zu beschreiben und anhand dieser die Kriterien zu formulieren. Je besser diese Beispiele den Alltag deiner Praxis abbilden, desto grösser die Wahrscheinlichkeit, dass die daraus abgeleiteten Kriterien auch tatsächlich deinen praktischen Bedürfnissen entsprechen.

Hier kannst du die Kriterien herunterladen: Kriterienkatalog PIS Evaluation

3. Hersteller auf Kriterien prüfen und für ein Demo einladen

Im nächsten Schritt nimmst du dir eine Vorauswahl von 2-4 Anbietern vor, die du im Anschluss für eine Demo einladen kannst. Recherchiere entweder via FMH Services Katalog oder direkt auf den Webseiten der Anbieter, welche Hersteller deine (wichtigsten) Kriterien erfüllen.

Wenn du 2-4 Hersteller identifiziert hast, die für dich in Frage kommen, kannst du diese für eine Produktpräsentation einladen. Diese dauern je ca. 1.5-2 Stunden. Nimm dein Praxisteam zu diesen Demos dazu, damit auch sie sich einen Eindruck von den verschiedenen Systemen verschaffen können.

Die Hersteller kommen für die Produktdemos entweder vor Ort bei dir in der Praxis vorbei oder zeigen dir das Produkt via Video Call. Eine Produktvorführung vor Ort ist jedoch, wenn immer möglich, besser geeignet, da man das Produkt dann auch selbst testen kann. Du hast auch die Möglichkeit, die Produkte an einem der FMH Services Events vor Ort zu testen. Prüfe wenn möglich vorab, ob die Systeme, an welchen du interessiert bist, vor Ort sein werden.

Arbeite bei den Produktpräsentationen durch deine priorisierte Kriterienliste und lasse Sie dir die einzelnen Prozessschritte zeigen. Halten dir dabei deine täglichen Arbeitsabläufe vor Augen und versuche dir vorzustellen, wie gut das jeweilige System diese Abläufe abbilden kann. Idealerweise fertige vorab eine Checkliste mit deinen Kriterien an und notieren dir jeweils, ob oder zu welchem Grad (z.B. Skala von 1-10) ein Produkt diese Kriterien erfüllt. Wenn möglich, füllt dein Praxisteam die gleiche Checkliste aus, so dass du deine Evaluation im Team vergleichen kannst, aber auch, um einen Vergleich über mehrere Produkte ziehen zu können. Vergesse nicht, Fragen zu stellen und nachzuhaken, wenn dir etwas nicht 100% klar ist.

Auch ist es hilfreich, zum Schluss der Präsentation ausreichend Zeit für die Besprechung der Preise einzuplanen. Es lohnt sich, auch weitere Faktoren bereits miteinzurechnen, wie z.B. ob du in absehbarer Zeit eine Vergrösserung der Praxis planst (mehr Workstations/Nutzer und/oder Personal). Denn dies kann je nach Anbieter zu höheren Kosten führen.

4. Entscheid

Auf Grundlage der gesammelten Informationen triffst du nun deine Entscheidung. Wie bereits erwähnt, spielen die Kosten dabei zwar eine Rolle, entscheidend ist jedoch häufig, wie gut das System deine priorisierten Prozessschritte unterstützt und effizient abbildet. Schon kleine tägliche Zeiteinsparungen können sich über Jahre hinweg summieren und selbst grössere Preisunterschiede mehr als wettmachen.

Nach der Auswahl des Systems empfiehlt es sich, gemeinsam mit dem Anbieter die konkrete Umsetzung zu planen. Klare Meilensteine, idealerweise auch vertraglich vereinbart, schaffen dabei Verbindlichkeit und Transparenz für die Einführung.

5. Einführung / Ablösung des PIS

Plane für die Einführung ausreichend Zeit ein - nicht nur für die technische Umsetzung, sondern insbesondere für sorgfältige Vorbereitung und Begleitung deines Teams. Berücksichtige folgende Punkte:

• Frühzeitige und realistische Zeitplanung: Reserviere dir genügend Ressourcen für die Detailplanung und koordiniere die Einführung idealerweise ausserhalb von stark belasteten Zeiträumen im Praxisalltag.

• Schulung und Support: Stelle sicher, dass alle Beteiligten gut geschult sind und bei Bedarf schnelle Unterstützung erhalten. Ein praxisnahes Schulungskonzept sowie gut erreichbarer Support helfen, Unsicherheiten frühzeitig zu klären.

• Pufferzeit einplanen: Unvorhergesehene technische oder organisatorische Herausforderungen lassen sich nicht vollständig vermeiden. Eingeplante Puffer helfen, auf solche Situationen flexibel zu reagieren, ohne den gesamten Projektplan zu gefährden.

• Team aktiv miteinbeziehen: Informiere dein Team regelmässig, beziehe es in Entscheidungen mit ein und nimm Bedenken ernst. Nur wenn das Team hinter der Lösung steht, kann es im Alltag erfolgreich eingesetzt werden.

• Kommunikation und Change-Management: Offene Kommunikation über Ziele, Nutzen und mögliche Veränderungen schafft Vertrauen und fördert die Akzeptanz im Team.

Falls das Projekt mit klaren Meilensteinen geplant wurde, empfiehlt es sich, diese Schritt für Schritt gemeinsam mit dem Anbieter abzunehmen. So behältst du den Überblick über den Fortschritt und kannst die Einführung nach erfolgreicher Installation, Schulung und erster Betriebsphase geordnet abschliessen.